לפני כל דוח מע"מ או מקדמה שולחים לרואה החשבון את כל חשבוניות ההוצאה והקבלות של התקופה, עם טבלה ודף סיכום. את המקורות שומרים 7 שנים מסוף שנת המס, או 6 שנים מהגשת הדוח, המאוחר מביניהם.
- עלות
- חינם. ניירת מכינה את החבילה בדפדפן, בלי הרשמה
- למי המדריך
- עוסקים מורשים שמדווחים למע"מ פעם בחודש או בחודשיים; עוסקים פטורים שמעבירים הוצאות לרואה חשבון; מי שמקבל חשבוניות במייל ומאבד אותן בין התקופות
- מדריך
- 6 שלבים
חלק אהשלבים, בסדר הזה
בודקים מתי צריך לשלוח
רואה החשבון צריך את המסמכים לפני מועד הדוח: דוח מע"מ מקדמותתשלומים קבועים של עצמאים על חשבון המס של השנה.עוד במילון המונחים עד ה-15 בחודש שאחרי התקופה, או עד ה-19 בדיווח מקוון. רוב המשרדים מבקשים את החומר כמה ימים לפני. ככה רואים את המועדים שלכם ומקבלים תזכורת ליומן.
אוספים את כל מסמכי ההוצאה של התקופה
חשבוניות מס וקבלות על כל הוצאה של העסק: חשבוניות שהגיעו במייל, קבלות בנייר, אישורי תשלום בכרטיס, דלק, טלפון, שכירות ושירותים מקצועיים. ספקים קבועים כמו טלפון וחשמל שולחים חשבונית כל חודש, ולכן כדאי לבדוק שאף חודש לא חסר.
בודקים מספר הקצאה בחשבוניות הגדולות
עוסק מורשהעצמאי שגובה מע"מ מהלקוחות ומעביר אותו לרשות המסים.עוד במילון המונחים שרוצה לקזז מע"מ על חשבונית מס גדולה צריך שיהיה בה מספר הקצאה. מ-1.6.2026 הסף הוא חשבונית מעל 5,000 ₪ לפני מע"מ. אם חסר מספר, מבקשים מהספק חשבונית מתוקנת.
מסדרים חבילה אחת
דף סיכום עם הסכומים לפי קטגוריה וחודש, טבלה (אקסל) עם כל המסמכים, ותיקייה לכל קטגוריה עם קבצים בשם תאריך_ספק_סכום. כפילויות (אותה חשבונית פעמיים) מוציאים. ניירת לתיבת המייל בונה את החבילה הזאת בדפדפן.
שולחים בדרך פרטית
קובץ שמצורף למייל מהתיבה שלכם נשאר אצלכם בתיקיית "נשלחו". לקבצים גדולים עדיף קישור מוצפן שנמחק אחרי ההורדה, ואת הקוד שולחים בנפרד. לא שולחים צילום של כרטיס אשראי מלא או סיסמאות.
שומרים את המקורות
החבילה היא עותק לרואה החשבון. את המסמכים עצמם שומרים 7 שנים: חשבונית שהגיעה כקובץ שומרים כקובץ, וקבלה בנייר שומרים בנייר.
תזכורת קבועה כמה ימים לפני כל דוח מע"מ חוסכת את החיפוש בלילה האחרון. אפשר להגדיר אותה בחבילה לרואה החשבון, ביומן או בכספת.
בלי מספר הקצאה בחשבונית מס מעל הסף אי אפשר לקזז את המע"מ שבה. בודקים את זה לפני הדוח, לא אחריו.
חלק בכמה שנים שומרים קבלות וחשבוניות
לפי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), סעיף 25(ג), שומרים את מערכת החשבונות, כולל מסמכי ההוצאה, 7 שנים מסוף שנת המס שהם שייכים אליה, או 6 שנים מהיום שהגשתם את הדוח השנתי לאותה שנה, לפי המאוחר מביניהם.
למע"מ חל כלל דומה: חוק מס ערך מוסף (סעיף 75) מחייב לשמור את הפנקסים, המסמכים שעליהם הם מבוססים וחשבוניות הרכישה 7 שנים.
חומר משני, כמו הזמנות וחוזים, שומרים 3 שנים מהגשת הדוח השנתי (סעיף 25(ד)).
חלק גצילום של קבלה לא מחליף את המקור
ההוראות מתירות לשמור מסמך סרוק במקום הנייר רק בתנאים מחמירים: חתימה אלקטרונית מאושרת על כל סריקה, אדם נוסף שבודק את הסריקה מול המקור וחותם, וארכיון דיגיטלי שעומד בדרישות (נספחים ו' ו-ז' להוראות). צילום בטלפון או סריקה רגילה לתיקייה לא עומדים בזה.
לכן את הקבלות בנייר שומרים בנייר גם אחרי ששלחתם צילום לרואה החשבון. לפני שזורקים נייר, שואלים את רואה החשבון.
חלק דחשבונית שהגיעה במייל
מסמך ממוחשב שקיבלתם, כמו חשבונית שנשלחה במייל, נשמר באמצעי אחסון ממוחשב כחלק ממערכת החשבונות (סעיף 25(ג2)). שומרים את הקובץ המקורי עם גיבוי, והדפסה לא מחליפה אותו.
חלק המה עוסק פטור צריך לשמור
עוסק פטורעצמאי עם מחזור שנתי קטן, שלא גובה מע"מ מהלקוחות.עוד במילון המונחים פטור מגביית מע"מ, אבל לא מניהול פנקסים למס הכנסה, אלא אם קיבל פטור או הקלה בכתב פקיד שומההמשרד האזורי של רשות המסים שמטפל בתיק המס שלכם.עוד במילון המונחים. שומרים העתק של כל קבלה שהוצאתם ותיק עם מסמכי ההוצאות, לאותה תקופה של 7 שנים.
חלק ושאלות נפוצות
כמה שנים צריך לשמור קבלות של העסק?
7 שנים מסוף שנת המס שהקבלה שייכת אליה, או 6 שנים מהגשת הדוח השנתי לאותה שנה, לפי המאוחר. זה הכלל בסעיף 25(ג) להוראות ניהול פנקסי חשבונות, ולמע"מ חל כלל של 7 שנים.
אפשר לזרוק את הקבלות אחרי שצילמתי אותן?
בדרך כלל לא. סריקה מחליפה את הנייר רק במערכת שעומדת בכללי רשות המסים (חתימה אלקטרונית מאושרת, בודק נוסף וארכיון דיגיטלי). צילום בטלפון לא מספיק, ולכן שומרים את הנייר ושואלים את רואה החשבון.
מה שולחים לרואה החשבון לפני דוח מע"מ?
את כל חשבוניות המס והקבלות על הוצאות העסק בתקופה, עם טבלה שמסכמת אותן. כדאי לסמן מה חסר (ספק קבוע שלא שלח חשבונית) וחשבוניות גדולות בלי מספר הקצאה.
איך שולחים לרואה החשבון הרבה קבצים בבת אחת?
בקובץ ZIP אחד. עד כ-18 MB אפשר לצרף למייל ב-Gmail, וב-Outlook פחות. לקובץ גדול יותר עדיף קישור מוצפן שנמחק אחרי ההורדה, או תיקייה משותפת שרואה החשבון נתן לכם.
מה זה הוצאות מוכרות?
הוצאות שהוצאו לייצור ההכנסה של העסק ושאפשר לנכות מההכנסה החייבת במס. חלק מוכרות רק בחלקן, כמו רכב, טלפון נייד וכיבוד. מה מוכר אצלכם ובאיזה שיעור קובע רואה החשבון לפי השימוש העסקי.
חשבונית שקיבלתי במייל צריך להדפיס?
לא. מסמך ממוחשב שמתקבל במייל נשמר כקובץ, באמצעי אחסון ממוחשב עם גיבוי. ההדפסה לא מחליפה את הקובץ.
חלק זקישורים רשמיים
המדריך נבדק מול המקורות הרשמיים ב-20.10.2026. במקרה של סתירה, הנוסח הרשמי קובע.
מה עושים אחר כך
הצעדים שבדרך כלל באים אחרי זה.