חלק אמכתב רשמי: 3 נוסחים לדוגמה
לכבוד: גב' שרה לוין, מנהלת המחלקה, עיריית דוגמה, מחלקת הארנונה הנדון: בקשה לתיקון חיוב ארנונה שלום רב, מספר נכס: 123456. ביום 01.08.2026 עברתי לדירה ברחוב הדוגמה 5. בחשבון הארנונה לחודשים אוגוסט וספטמבר חויבתי לפי שטח של 110 מ"ר, בעוד ששטח הדירה לפי היתר הבנייה הוא 85 מ"ר. לאור זאת, אבקש לתקן את השטח בחשבון ולזכות אותי על ההפרש. אודה לתשובתכם בכתב עד יום 15.11.2026. מצורפים למכתב: חוזה שכירות, תשריט הדירה. לבירורים אפשר לפנות אליי: 050-0000000. בכבוד רב, דניאל כהן חתימה: ____________
לכבוד: בנק דוגמה, סניף מרכז העיר הנדון: בקשה להחזר עמלה שנגבתה בטעות שלום רב, מספר חשבון: 00-000-000000. בדף החשבון לחודש ספטמבר 2026 נגבתה ממני עמלת פעולה בסניף בסך 9 ₪, אף שהפעולה בוצעה באפליקציה. לאור זאת, אבקש להחזיר את העמלה לחשבוני ולבדוק שהיא לא תיגבה שוב. לבירורים אפשר לפנות אליי: 052-0000000. תודה מראש על הטיפול. בכבוד רב, אורית שלום חתימה: ____________
לכבוד: מר אמיר טל, מחנך כיתה ח'3, חטיבת הביניים דוגמה הנדון: בקשה לאישור היעדרות שלום רב, בננו, רועי בן דוד, יחגוג בר מצווה בחו"ל עם המשפחה המורחבת, ולכן ייעדר מבית הספר בימים 08.12.2026 עד 10.12.2026. לאור זאת, אבקש לאשר את ההיעדרות ולשלוח לנו את חומרי הלימוד לימים האלה, כדי שרועי יוכל להשלים אותם. לבירורים אפשר לפנות אליי: 054-0000000. תודה מראש על הטיפול. בכבוד רב, מירב בן דוד חתימה: ____________
חלק בכדאי לדעת לפני ששולחים
- כתבו את הנדון כמשפט אחד שמסביר את הבקשה, כמו "בקשה לתיקון חיוב ארנונה", ולא כמילה כללית כמו "פנייה".
- ציינו מספר לקוח, תיק או נכס בתחילת המכתב. כך המכתב מגיע לפקיד הנכון מהר יותר.
- בקשה אחת ברורה בכל מכתב. אם יש כמה נושאים, עדיף כמה מכתבים או רשימה ממוספרת.
- צרפו מסמכים ושמרו עותק של המכתב ושל כל מה שצירפתם, עם תאריך השליחה.
- שלחו בדרך שמשאירה תיעוד: טופס מקוון עם מספר פנייה, מייל או דואר רשום עם אישור מסירה.
- אם קבעתם מועד לתשובה ולא קיבלתם אותה, שלחו תזכורת קצרה שמפנה למכתב המקורי ולתאריך שלו.
חלק גמבנה מכתב רשמי
שבעת החלקים של מכתב רשמי
1. תאריך, בראש המכתב.
2. הנמען: "לכבוד", שם ותפקיד אם ידועים, ושם הגוף.
3. הנדון: משפט אחד שמסביר על מה המכתב.
4. פתיחה קצרה, למשל "שלום רב".
5. גוף המכתב: רקע עובדתי קצר, ואחריו הבקשה עצמה.
6. מה מצורף, ואיך אפשר לחזור אליכם.
7. סיום וחתימה: "בכבוד רב", שם מלא וחתימה.
כללי כתיבה שכדאי לזכור
משפטים קצרים, עובדות ולא רגשות. תאריכים וסכומים מדויקים.
לשון מנומסת גם כשאתם כועסים. מכתב רגוע מקבל יחס רציני יותר.
עמוד אחד מספיק כמעט תמיד. אם צריך יותר, כנראה שחלק מהפרטים מתאימים לנספח.
חלק דשאלות נפוצות
איך כותבים מכתב רשמי?
בסדר קבוע: תאריך, לכבוד, הנדון, פתיחה, רקע, בקשה, מצורפים, סיום וחתימה. הבקשה צריכה להיות ברורה ומדויקת, עם מועד לתשובה אם הוא חשוב לכם.
מה כותבים בשורת הנדון?
משפט קצר שמתאר את מטרת המכתב, כמו "בקשה להחזר עמלה" או "ערעור על החלטה מיום 05.10.2026". הנדון עוזר לגוף שמקבל את המכתב להעביר אותו לגורם הנכון.
מה זה "לכל המעוניין" או "לכל מאן דבעי"?
פנייה כללית למכתב שלא מיועד לאדם מסוים, למשל אישור או המלצה שיוצגו לכמה גורמים. במכתב בקשה עדיף לפנות לגוף או לאדם מסוים.
צריך לחתום על מכתב רשמי?
כן, בדרך כלל. מדפיסים, חותמים וסורקים, או מוסיפים חתימה בקובץ. במכתב שנשלח בטופס מקוון החתימה לרוב לא נדרשת.
איך שולחים מכתב רשמי?
לפי מה שהגוף מבקש: טופס מקוון, מייל או דואר. כשחשוב להוכיח שהמכתב נשלח, עדיף דואר רשום עם אישור מסירה, או מייל ששומרים את העותק שלו.
חלק הקשור לזה
הנוסחים כאן הם דוגמה כללית ואינם ייעוץ משפטי. במקרה של מחלוקת או סכום משמעותי, כדאי להתייעץ עם בעל מקצוע.
מה עושים אחר כך
לפי מצב החיים עדכון פרטים, בסדר שבו בדרך כלל עושים את זה.
- טופס900 · עדכון פרטים אישיים בביטוח לאומי
- טופס4435 · בחירת בן זוג רשום במס הכנסה
- טופס1312 · אישור תושבות להנחה במס הכנסה
- מדריךשינוי כתובת: משרד הפנים, דואר ורשימת כל מי שצריך לעדכן
- מדריךתעודת לידה: איך מוציאים אותה בחינם, בעברית או באנגלית
- מדריךספח תעודת זהות: הורדה דיגיטלית, הדפסה וספח חדש
- מדריךתעודת זהות ביומטרית: הנפקה ראשונה, חידוש ותעודה שאבדה